ALLGEMEINE GESCHÄFTSBEDINGUNGEN FÜR VERANSTALTUNGEN
(STAND: AUGUST 2024)
I. GELTUNGSBEREICH
1. Diese Geschäftsbedingungen gelten für Verträge über die mietweise Überlassung von
Konferenz-, Bankett- und Veranstaltungsräumen des Hotels zur Durchführung von Veran-
staltungen wie Banketten, Seminaren, Tagungen, Ausstellungen und Präsentationen etc.
sowie für alle in diesem Zusammenhang für den Kunden erbrachten weiteren Leistungen
und Lieferungen des Hotels.
2. Die Unter- oder Weitervermietung der überlassenen Räume, Flächen oder Vitrinen sowie
die Einladung zu Vorstellungsgesprächen, Verkaufs- oder ähnlichen Veranstaltungen be-
dürfen der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Hotels, wobei § 540 Abs. 1 Satz 2 BGB
abbedungen wird, soweit der Kunde nicht Verbraucher ist.
3. Allgemeine Geschäftsbedingungen des Kunden finden nur Anwendung, wenn dies vorher
ausdrücklich schriftlich vereinbart wurde.
II. VERTRAGSABSCHLUSS, -PARTNER, HAFTUNG, VERJÄHRUNG
1. Der Vertrag kommt durch die Annahme des Antrags des Kunden durch das Hotel zustande;
diese sind die Vertragspartner.
2. Ist der Kunde/Besteller nicht der Veranstalter selbst bzw. wird vom Veranstalter ein gewerb-
licher Vermittler oder Organisator eingeschaltet, so haftet der Veranstalter zusammen mit
dem Kunden gesamtschuldnerisch für alle Verpflichtungen aus dem Vertrag, sofern dem
Hotel eine entsprechende Erklärung des Veranstalters vorliegt.
3. Das Hotel haftet mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns für seine Verpflichtungen
aus dem Vertrag. Ansprüche des Kunden auf Schadensersatz sind ausgeschlossen. Hier-
von ausgenommen sind Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der
Gesundheit, wenn das Hotel die Pflichtverletzung zu vertreten hat, sonstige Schäden, die
auf einer vorsätzlichen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beruhen und
Schäden, die auf einer vorsätzlichen oder fahrlässigen Verletzung von vertragstypischen
Pflichten des Hotels beruhen. Einer Pflichtverletzung des Hotels steht die eines gesetzli-
chen Vertreters oder Erfüllungsgehilfen gleich. Sollten Störungen oder Mängel an den Leis-
tungen des Hotels auftreten, wird das Hotel bei Kenntnis oder auf unverzügliche Rüge des
Kunden bemüht sein, für Abhilfe zu sorgen. Der Kunde ist verpflichtet, das ihm Zumutbare
beizutragen, um die Störung zu beheben und einen möglichen Schaden gering zu halten.
Im Übrigen ist der Kunde verpflichtet, das Hotel rechtzeitig auf die Möglichkeit der Entste-
hung eines außergewöhnlich hohen Schadens hinzuweisen.
4. Alle Ansprüche gegen das Hotel verjähren grundsätzlich in einem Jahr ab dem gesetzli-
chen Verjährungsbeginn. Schadensersatzansprüche verjähren kenntnisunabhängig in fünf
Jahren. Die Verjährungsverkürzungen gelten nicht bei Ansprüchen, die auf einer vorsätzli-
chen oder grob fahrlässigen Pflichtverletzung des Hotels beruhen.
III. LEISTUNGEN, PREISE, ZAHLUNG, AUFRECHNUNG
1. Das Hotel ist verpflichtet, die vom Kunden bestellten und vom Hotel zugesagten Leistungen
zu erbringen.
2. Der Kunde ist verpflichtet, die für diese und weitere in Anspruch genommene Leistungen
vereinbarten bzw. geltenden Preise des Hotels zu zahlen. Dies gilt auch für vom Kunden
veranlasste Leistungen und Auslagen des Hotels an Dritte, insbesondere auch für Forde-
rungen von Urheberrechtsverwertungsgesellschaften. Die vereinbarten Preise schließen die
jeweilige gesetzliche Mehrwertsteuer ein.
3. Rechnungen des Hotels ohne Fälligkeitsdatum sind binnen 10 Tagen ab Zugang der
Rechnung ohne Abzug zahlbar. Das Hotel kann die unverzügliche Zahlung fälliger Forde-
rungen jederzeit vom Kunden verlangen. Bei Zahlungsverzug ist das Hotel berechtigt, die
jeweils geltenden gesetzlichen Verzugszinsen in Höhe von derzeit 8% bzw. bei Rechtsge-
schäften, an denen ein Verbraucher beteiligt ist, in Höhe von 5% über dem Basiszinssatz
zu verlangen. Dem Hotel bleibt der Nachweis eines höheren Schadens vorbehalten.
4. Das Hotel ist berechtigt, bei Vertragsschluss vom Kunden eine angemessene Vorauszah-
lung oder Sicherheitsleistung in Form einer Kreditkartengarantie, einer Anzahlung oder
Ähnlichem zu verlangen. Die Höhe der Vorauszahlung und die Zahlungstermine können im
Vertrag schriftlich vereinbart werden.
5. In begründeten Fällen, z.B. Zahlungsrückstand des Kunden oder Erweiterung des Ver-
tragsumfanges, ist das Hotel berechtigt, auch nach Vertragsschluss bis zu Beginn der Ver-
anstaltung eine Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung im Sinne vorstehender Nr. 4 oder
eine Anhebung der im Vertrag vereinbarten Vorauszahlung oder Sicherheitsleistung bis zur
vollen vereinbarten Vergütung zu verlangen.
6. Der Kunde kann nur mit einer unstreitigen oder rechtskräftigen Forderung gegenüber einer
Forderung des Hotels aufrechnen oder mindern bzw. ein Zurückbehaltungsrecht ausüben.
IV. RÜCKTRITT DES KUNDEN (ABBESTELLUNG, STORNIERUNG)
1. Ein Rücktritt des Kunden von dem mit dem Hotel geschlossenen Vertrag bedarf der
schriftlichen Zustimmung des Hotels. Erfolgt diese nicht, so sind in jedem Fall die vereinbar-
te Raummiete aus dem Vertrag sowie bei Dritten veranlasste Leistungen auch dann zu zah-
len, wenn der Kunde vertragliche Leistungen nicht in Anspruch nimmt und eine Weiterver-
mietung nicht mehr möglich ist. Dies gilt nicht bei Verletzung der Verpflichtung des Hotels
zur Rücksichtnahme auf Rechte, Rechtsgüter und Interessen des Kunden, wenn diesem
dadurch ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist oder ein sonstiges gesetzli-
ches oder vertragliches Rücktrittsrecht zusteht.
2. Sofern zwischen dem Hotel und dem Kunden ein Termin zum kostenfreien Rücktritt vom
Vertrag schriftlich vereinbart wurde, kann der Kunde bis dahin vom Vertrag zurücktreten,
ohne Zahlungs- oder Schadensersatzansprüche des Hotels auszulösen. Das Rücktritts-
recht des Kunden erlischt, wenn er nicht bis zum vereinbarten Termin sein Recht zum
Rücktritt schriftlich gegenüber dem Hotel ausübt, sofern nicht ein Fall gemäß Nummer 1
Satz 3 vorliegt.
3. Unsere Stornobedingungen werden gesondert im Veranstaltungsvertrag ausgewiesen.
Diese sind somit Bestandteil der Allgemeinen Geschäftsbedingungen.
4. Ein Rücktritt des Kunden bedarf der Schriftform.
V. RÜCKTRITT DES HOTELS
1. Sofern schriftlich vereinbart wurde, dass der Kunde innerhalb einer bestimmten Frist
kostenfrei vom Vertrag zurücktreten kann, ist das Hotel in diesem Zeitraum seinerseits be-
rechtigt, vom Vertrag zurückzutreten, wenn Anfragen anderer Kunden nach den vertraglich
gebuchten Veranstaltungsräumen vorliegen und der Kunde auf Rückfrage des Hotels auf
sein Recht zum Rücktritt nicht verzichtet.
2. Wird eine vereinbarte oder oben gemäß Ziffer III Nummern 4 und/oder 5 verlangte Voraus-
zahlung oder Sicherheitsleistung auch nach Verstreichen einer vom Hotel gesetzten ange-
messenen Nachfrist nicht geleistet, so ist das Hotel ebenfalls zum Rücktritt vom Vertrag be-
rechtigt.
3. Ferner ist das Hotel berechtigt, aus sachlich gerechtfertigtem Grund vom Vertrag außeror-
dentlich zurückzutreten, beispielsweise falls
– Höhere Gewalt oder andere vom Hotel nicht zu vertretende Umstände die Erfüllung
des Vertrags unmöglich machen;
– Veranstaltungen unter irreführender oder falscher Angabe wesentlicher Tatsachen,
z.B. der Person des Kunden oder des Zwecks seines Aufenthaltes, gebucht werden;
– das Hotel begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass die Veranstaltung den rei-
bungslosen Geschäftsbetrieb, die Sicherheit oder das Ansehen des Hotels in der Öf-
fentlichkeit gefährden kann, ohne dass dies dem Herrschafts- bzw. Organisationsbe-
reich des Hotels zuzurechnen ist;
– ein Verstoß gegen Ziffer I Nr. 2 vorliegt.
4. Bei berechtigtem Rücktritt des Hotels entsteht kein Anspruch des Kunden auf Schadenser-
satz.
VI. ÄNDERUNGEN DER TEILNEHMERZAHL UND DER VERANSTALTUNGSZEIT
1. Eine Änderung der Teilnehmerzahl um mehr als 5% muss spätestens
fünf Werktage vor Veranstaltungsbeginn dem Hotel mitgeteilt werden; sie bedarf der schrift-
lichen Zustimmung des Hotels.
2. Eine Reduzierung der Teilnehmerzahl durch den Kunden um maximal 5% wird vom Hotel
bei der Abrechnung anerkannt. Bei darüber hinausgehenden Abweichungen wird die ur-
sprünglich vereinbarte Teilnehmerzahl abzüglich 5% zugrunde gelegt. Der Kunde hat das
Recht, den vereinbarten Preis um die von ihm nachzuweisenden, aufgrund der geringeren
Teilnehmerzahl ersparten Aufwendungen zu mindern.
3. Im Fall einer Abweichung nach oben wird die tatsächliche Teilnehmerzahl berechnet.
4. Bei Abweichungen der Teilnehmerzahl um mehr als 10% ist das Hotel berechtigt, die
vereinbarten Preise neu festzusetzen sowie die bestätigten Räume zu tauschen, es sei
denn, dass dies dem Kunden unzumutbar ist.
5. Verschieben sich die vereinbarten Anfangs- oder Schlusszeiten der Veranstaltung und
stimmt das Hotel diesen Abweichungen zu, so kann das Hotel die zusätzliche Leistungsbe-
reitschaft angemessen in Rechnung stellen, es sei denn, das Hotel trifft ein Verschulden.
VII. MITBRINGEN VON SPEISEN UND GETRÄNKEN
Der Kunde darf Speisen und Getränke zu Veranstaltungen grundsätzlich nicht mitbringen.
Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung mit dem Hotel. In diesen Fällen wird
ein Beitrag zur Deckung der Gemeinkosten berechnet.
VIII. TECHNISCHE EINRICHTUNGEN UND ANSCHLÜSSE
1. Soweit das Hotel für den Kunden auf dessen Veranlassung technische und sonstige
Einrichtungen von Dritten beschafft, handelt es im Namen, in Vollmacht und auf Rechnung
des Kunden.
Der Kunde haftet für die pflegliche Behandlung und die ordnungsgemäße Rückgabe. Er
stellt das Hotel von allen Ansprüchen Dritter aus der Überlassung dieser Einrichtungen frei.
2. Die Verwendung von eigenen elektrischen Anlagen des Kunden unter Nutzung des Strom-
netzes des Hotels bedarf dessen schriftlicher Zustimmung. Durch die Verwendung dieser
Geräte auftretende Störungen oder Beschädigungen an den technischen Anlagen des Ho-
tels gehen zu Lasten des Kunden, soweit das Hotel diese nicht zu vertreten hat. Die durch
die Verwendung entstehenden Stromkosten darf das Hotel pauschal erfassen und berech-
nen.
3. Der Kunde ist mit Zustimmung des Hotels berechtigt, eigene Telefon-, Telefax- und Daten-
übertragungseinrichtungen zu benutzen. Dafür kann das Hotel eine Anschlussgebühr ver-
langen.
4. Bleiben durch den Anschluss eigener Anlagen des Kunden geeignete des Hotels unge-
nutzt, kann eine Ausfallvergütung berechnet werden.
5. Störungen an vom Hotel zur Verfügung gestellten technischen oder sonstigen Einrichtun-
gen werden nach Möglichkeit umgehend beseitigt. Zahlungen können nicht zurückbehalten
oder gemindert werden, soweit das Hotel diese Störungen nicht zu vertreten hat.
IX. VERLUST ODER BESCHÄDIGUNG MITGEBRACHTER SACHEN
1. Mitgeführte Ausstellungs- oder sonstige, auch persönliche Gegenstände befinden sich auf
Gefahr des Kunden in den Veranstaltungsräumen bzw. im Hotel. Das Hotel übernimmt für
Verlust, Untergang oder Beschädigung keine Haftung, auch nicht für Vermögensschäden,
außer bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz des Hotels. Hiervon ausgenommen sind
Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit. Zudem sind al-
le Fälle, in denen die Verwahrung aufgrund der Umstände des Einzelfalls eine vertragstypi-
sche Pflicht darstellt, von dieser Haftungsfreizeichnung ausgeschlossen.
2. Mitgebrachtes Dekorationsmaterial hat den brandschutztechnischen Anforderungen zu
entsprechen. Dafür einen behördlichen Nachweis zu verlangen, ist das Hotel berechtigt. Er-
folgt ein solcher Nachweis nicht, so ist das Hotel berechtigt, bereits eingebrachtes Material
auf Kosten des Kunden zu entfernen. Wegen möglicher Beschädigungen sind die Aufstel-
lung und Anbringung von Gegenständen vorher mit dem Hotel abzustimmen.
3. Mitgebrachte Ausstellungs- oder sonstige Gegenstände sind nach Ende der Veranstaltung
unverzüglich zu entfernen. Unterlässt der Kunde das, darf das Hotel die Entfernung und
Lagerung zu Lasten des Kunden vornehmen. Verbleiben die Gegenstände im Veranstal-
tungsraum, kann das Hotel für die Dauer des Verbleibs eine angemessene Nutzungsent-
schädigung berechnen. Dem Kunden steht der Nachweis frei, dass der oben genannte An-
spruch nicht oder nicht in der geforderten Höhe entstanden ist.
X. HAFTUNG DES KUNDEN FÜR SCHÄDEN
1. Sofern der Kunde Unternehmer ist, haftet er für alle Schäden an Gebäude oder Inventar,
die durch Veranstaltungsteilnehmer bzw. -besucher, Mitarbeiter, sonstige Dritte aus seinem
Bereich oder ihn selbst verursacht werden.
2. Das Hotel kann vom Kunden die Stellung angemessener Sicherheiten (z. B. Versicherun-
gen, Kautionen, Bürgschaften) verlangen.
XI. SCHLUSSBESTIMMUNGEN
1. Änderungen oder Ergänzungen des Vertrags, der Antragsannahme oder dieser Allgemei-
nen Geschäftsbedingungen für Veranstaltungen sollen schriftlich erfolgen. Einseitige Ände-
rungen oder Ergänzungen durch den Kunden sind unwirksam.
2. Erfüllungs- und Zahlungsort ist der Sitz des Hotels.
3. Ausschließlicher Gerichtsstand – auch für Scheck- und Wechselstreitigkeiten – ist im
kaufmännischen Verkehr der gesellschaftsrechtliche Sitz des Hotels. Sofern ein Vertrags-
partner die Voraussetzung des § 38 Abs. 2 ZPO erfüllt und keinen allgemeinen Gerichts-
stand im Inland hat, gilt als Gerichtsstand der gesellschaftsrechtliche Sitz des Hotels.
4. Es gilt deutsches Recht. Die Anwendung des UN-Kaufrechts und des Kollisionsrechts ist
ausgeschlossen.
5. Sollten einzelne Bestimmungen dieser Allgemeinen Geschäftsbedingungen für Veranstal-
tungen unwirksam oder nichtig sein, so wird dadurch die Wirksamkeit der übrigen Bestim-
mungen nicht berührt. Im Übrigen gelten die gesetzlichen Vorschriften.
© Hotelverband Deutschland (IHA) e.V. Stand: August 2024
GENERAL TERMS AND CONDITIONS FOR EVENTS (VERSION: AUGUST 2024)
I. SCOPE OF APPLICABILITY
1. These Terms and Conditions shall apply to contracts for the rental of the hotel’s conference,
banquet, and convention rooms for events such as banquets, seminars, conferences, exhi-
bitions and presentations, etc., as well as all other additional services and goods per-
formed/provided in connection therewith by the hotel for the customer.
2. The hotel’s prior written consent is required if the rooms, areas, or display cases are to be
rented or sublet to a third party, or if invitations are issued for introductory interviews, sales
promotions, or similar events, whereby section 540, para. 1, sentence 2 German Civil Code
is waived insofar as the customer is not a consumer.
3. The customer’s general terms and conditions shall apply only if this is previously expressly
agreed in writing.
II. CONCLUSION OF CONTRACT, PARTIES, LIABILITY, STATUTE OF LIMITA-
TIONS
1. The contract shall come into force upon the hotel’s acceptance of the customer’s applica-
tion. These are the parties to the contract.
2. If the customer/ordering party is not the event organizer itself, or if a commercial agent or
organizer is being used by the event organizer, then the event organizer shall be liable to-
gether with the customer as joint and several debtors for all obligations arising from the con-
tract, insofar as the hotel has received a corresponding statement of the event organizer .
3. The hotel shall be liable to exercise the duty of care of an ordinary merchant with the
performance of its obligations arising from the contract. Claims of the customer for reim-
bursement of damages are precluded except for such which result from death, injury to
body or health and the hotel is responsible for the breach of the obligation, other damage
which is caused from an intentional or grossly negligent breach of obligation and damage
which is caused from an intentional or negligent breach of obligations of the hotel which are
typical for the contract. A breach of obligation of the hotel is deemed to be the equivalent of
a breach by a statutory representative or vicarious agent. Should disruptions or defects in
the performance of the hotel occur, the hotel shall act to remedy such upon knowledge
thereof or upon the customer’s objection without undue delay. The customer shall be
obliged to undertake actions reasonable for him to eliminate the disruption and to keep any
possible damage at a minimum. In addition, the customer shall be obliged to notify the hotel
in due time if there is a possibility that extraordinarily extensive damage may be incurred.
4. All claims against the hotel shall be generally time-barred one year after the statutory
commencement of the contract. Reimbursement of damage claims shall be time-barred af-
ter five years, independent of knowledge. The reduction of the statute of limitation periods
shall not apply for claims which are based on an intentional or grossly negligent breach of
obligation by the hotel.
III. SERVICES, PRICES, PAYMENT, SET-OFF
1. The hotel is obligated to render the services ordered by the customer and agreed upon by
the hotel.
2. The customer is obligated to pay the hotel’s prices agreed or the customary hotel’s prices
for such services or other services utilized. This shall also apply to services and expenses
of the hotel to third parties caused by the customer, in particular, also for claims of copyright
exploitation companies. Value-added tax as required by law is included in the agreed pric-
es.
3. Hotel invoices not stating a due date are payable and due in full within ten days of receipt.
The hotel shall be entitled at any time to make accumulating accounts receivable payable
and due and to demand payment without undue delay. With default of payment, the hotel
shall be entitled to demand the respectively applicable statutory default interest in the
amount of currently 8 percent or, with legal transactions with a consumer, in the amount of
5 percent above the base interest rate. The hotel reserves the right to prove greater dam-
age.
4. The hotel is entitled, at the date of the conclusion of the contract, to require a reasonable
advance payment or security deposit in the form of a credit card guarantee, an advance
payment, etc. The amount and payment date of the advance payment may be agreed in
writing in the contract.
5. In justified cases, e.g. the customer’s default in payment or expansion of the scope of the
contract, the hotel shall be entitled, also after the conclusion of the contract up to the com-
mencement of the event, to demand an advance payment or security deposit within the
meaning of the above-mentioned No. 4 or an increase of the advance payment or security
deposit agreed in the contract up to the total agreed remuneration.
6. The customer may only set-off or reduce a claim of the hotel with a claim which is undisput-
ed or decided with final, res judicata effect.
IV. REPUDIATION BY THE CUSTOMER (CANCELLATION, ANNULMENT)
1. The written agreement of the hotel shall be required for cancellation by the customer of the
contract concluded with the hotel. If such agreement is not given, then the agreed room rate
from the contract as well as the services caused to be performed by third parties shall also
be paid in any case in the event that the customer does not avail himself of the contractual
services and rental to a third party is no longer possible. This shall not apply with the breach
of the obligation of the hotel to take into account the rights, objects of legal protection and
interests of the customer, if holding to the contract is no longer reasonable or another statu-
tory or contractual cancellation right exists.
2. Insofar as the hotel and the customer have agreed in writing to a date for a cost-free
cancellation of the contract, the customer may cancel the contract up to that date without
triggering payment or reimbursement claims by the hotel. The cancellation right of the cus-
tomer shall dissolve if he does not exercise his cancellation right in writing by the agreed
date, insofar as no case pursuant to No. 1, sentence 3 supra exists.
3. Our cancellation policy is stated separately in the event contract. These are therefore part
of the general terms and conditions.
4. Cancellation by the costumer must be declared in writing.
V. CANCELLATION BY THE HOTEL
1. Insofar as the cost-free right of cancellation by the customer within a certain time period has
been agreed in writing, the hotel shall be entitled to cancel the contract itself within this time
period if inquiries of other customers for the contractually booked event rooms exist and the
customer, upon inquiry by the hotel, does not waive his right of cancellation.
2. Should an agreed advance payment or an advance payment or security deposit demanded
pursuant to Item clause III, No. 4 and/or No. 5 not be paid, also after the expiration of a rea-
sonable subsequent payment period fixed by the hotel, then the hotel shall also be entitled
to cancel the contract.
3. Furthermore, the hotel is entitled to extraordinary rescission of the contract for justifiable
cause, i.e.:
– If force majeure or other circumstances beyond the hotel’s control render fulfillment of
the contract impossible;
– If events are booked using misleading or false representation of material facts such as
the identity of the customer or the purpose of his stay;
– If the hotel has good reason to assume that the event might jeopardize the hotel’s
smooth operations, security, or public reputation without these being attributable to the
hotel’s sphere of dominion or organization;
– If there is a breach of Item clause I., No. 2 supra.
4. Upon justified cancellation by the hotel, the customer shall have no claim to reimbursement
of damage.
VI. CHANGES IN NUMBER OF PARTICIPANTS AND TIME OF EVENT
1. If the number of participants changes by more than five percent, the hotel must be informed
at the latest five business days before the start of the event. Such change must be ap-
proved in writing by the hotel.
2. A reduction in the number of participants of no more than five percent by the customer shall
be acknowledged by the hotel in its charges. For changes exceeding this amount, the origi-
nally agreed number of participants minus five percent will be used. The customer shall
have the right to reduce the agreed price by the expenses saved by him as proved due to
the reduced number of participants.
3. If there is an upward change, charges will reflect the actual number of participants.
4. If the number of participants changes by more than 10 %, the hotel shall be entitled to re-
determine the agreed prices and to exchange the confirmed room reservations unless this
is unreasonable for the customer.
5. If the event’s agreed starting or ending times change and the hotel agrees to such devia-
tions, the hotel may reasonably charge for the added cost of stand-by service, unless the
hotel is at fault.
VII. BRINGING OF FOOD AND BEVERAGES
The customer may not bring food or beverages to events. Exceptions must be agreed in
writing with the hotel. In such cases, a charge will be made to cover overhead expenses.
VIII. TECHNICAL FACILITIES AND CONNECTIONS
1. To the extent the hotel obtains technical and other facilities or equipment from third parties
for the customer at the customer’s request, it does so in the name of, with power of attorney
and for the account of the customer.
The customer is liable for the careful handling and proper return of the equipment. The cus-
tomer shall indemnify the hotel against all third-party claims arising from the provision of the
facilities or equipment.
2. Written consent is required for the use of the customer’s electrical systems on the hotel’s
electrical circuit. The customer shall be liable for malfunctions of or damage to the hotel’s
technical facilities caused by using such equipment, to the extent that the hotel is not at
fault. The hotel may charge a flat fee for electricity costs incurred through such usage.
3. The customer is entitled to use his own telephone, fax, and data transfer equipment with
the hotel’s consent. The hotel may charge a connection fee.
4. If suitable hotel equipment remains unused because the customer’s own equipment is
connected, a charge may be made for lost revenue.
5. Malfunctions of technical or other equipment provided by the hotel will be remedied prompt-
ly whenever possible. To the extent the hotel was not responsible for such malfunctions,
payment may not be withheld or reduced.
IX. LOSS OF OR DAMAGE TO PROPERTY BROUGHT IN
1. Customer shall bear the risk of damage or loss for objects for exhibit or other items includ-
ing personal property brought into the event rooms/hotel. The hotel assumes no liability for
loss, destruction, or damage to or of such objects, also not for property damages, with the
exception of cases of gross negligence or intent on the part of the hotel. Excepted here
from are cases of damage caused as a result of death, injury to body or health. In addition,
in all cases in which the safekeeping represents an obligation typical for a contract due to
the circumstances of the individual case, release from this liability shall be prohibited.
2. Decorations brought in must conform to the fire protection technical requirements. The hotel
is entitled to require official evidence thereof. Should such proof not be given, then the hotel
shall be entitled to remove materials already brought in at the cost of the customer. Due to
the possibility of damage, the hotel must be asked before objects are assembled or in-
stalled.
3. Objects for exhibit and other items must be removed immediately following the end of the
event. If the customer fails to do so, the hotel may remove and store such at the customer’s
expense. If the objects remain in the room used for the event, the hotel may charge a rea-
sonable compensation for use for the period that they remain there. The customer is free to
prove that the above-mentioned claim was not created or not created in the amount
claimed.
X. CUSTOMER’S LIABILITY FOR DAMAGE
1. Insofar as the customer is a business owner, it shall be liable for all damage to buildings or
furnishings caused by participants in or visitors to the event, employees, other third parties
associated with the customer and the customer itself.
2. The hotel may require the customer to provide reasonable security (e.g., insurance, security
deposits, sureties).
XI. FINAL PROVISIONS
1. Amendments or supplements to the contract, the application acceptance, or these General
Terms and Conditions for Events should be made in writing. Unilateral amendments and
supplements by the customer are invalid.
2. Place of performance and payment is the location of the hotel’s registered office.
3. In the event of litigation, the courts at the location of the hotel’s registered office according
to corporate law shall have exclusive jurisdiction for commercial transactions, including dis-
putes regarding checks and bills of exchange. To the extent a party fulfils the requirement
of the German Code of Civil Procedure, section 38, para. 2, and does not maintain a gen-
eral domestic venue, the courts at the location of the hotel’s registered office according to
corporate law shall have exclusive jurisdiction.
4. The contract is governed by and construed in accordance with German law. The application
of the UN Convention on the International Sale of Goods and the conflict of laws are pre-
cluded.
5. Should individual provisions of these General Terms and Conditions for Events be invalid or
void, the validity of the remaining provisions shall remain unaffected thereby. Moreover, the
statutory provisions apply.
© Hotelverband Deutschland (IHA) e.V. Stand: August 2024